Мы уже знаем, что агенства много денег просто забирают себе — если нет, то читайте в прошлой записи — как свадьбу пилили. — по этому давайте попробуем организовать всё сами.
Локация, локация и ещё раз локация
От неё зависит всё, от бюджета, и набора специалистов до выбора шоу программы.
Начнем с простого:
— Ресторан, идеально подходит для дней рождений, без лишних заморочек, корпоративов небольших компаний, и простых свадеб.
Главный плюс в том, что всё в одном месте, кухня, детская зона, звуковое оборудование и иногда свет, — это позволяет экономить.
— Обращать внимание стоит на наличие парковки и дорожных камер, бывают случаи когда такая висит прям перед рестораном, таксисты там не остановятся, начинается ругань, в итоге настроение начнёт портится ещё до начала мероприятия, в зимнее время так же стоит обратить внимание на уборку снега перед входом и наличие льда, — я знаю несколько ресторанов в которые не успев войти, гости ноги ломали потому что администрация главным входом не пользуется, им всё равно, такое же отношение будет и внутри.
- Когда вы почти договоритесь о времени и еде, ресторан будет активно предлагать вам своих специалистов выступая в качестве агента, и соглашаться на всё подряд не стоит.
А вот на что можно согласиться: — это за скромную плату вынести из подсобки дополнительный свет и звук, если они вам нужны. Местный техник — иногда бывает просто обязательной позицией, если вы со своим Dj, но лучше всё-равно соглашаться на такое предложение, если что-то пойдёт не так, он знает место и быстро выручит, заменит сгоревший кабель или поможет настроить оборудование, так что бы всё было идеально. Торт предложенный рестораном, тоже может быть очень не плохим, и избавляет вас от лишних поисков и вопроса транспортировки.
Лайфхаки для экономных?
- Алкоголь — у многих ресторанов можно приносить свой, для этого достаточно что бы счёт на человека был от n суммы, стоит её уточнить, например: вы рассчитывали на 2т.р. на человека, а вам говорят от 2.5т.р можно со своим алкоголем. — в подавляющем большинстве случаев дешевле доплатить за еду и придти со своим.
- Если вы с детьми, — а праздник взрослый, и в ресторане есть свой аниматор, без полноценной программы для детей, чаще всего выгоднее нанять его.
- Если ваш праздник в воскресенье или будний день, кроме пятницы, — можно, аккуратно попросить небольшую скидку, а если это понедельник и вторник, можно довольно смело просить дисконт.
— Event Hall — В переводе «зал для мероприятий», название говорит само за себя. Подойдёт для крупных дней рождений — более 30 человек, корпоративов, и свадеб.
Плюсы: — Есть всё для проведения праздника, от дым машины до креплений под страховку воздушного балета, вам не придется беспокоится об оборудовании, кухня всё ещё присутствует и официанты на месте, а рассадка на много более свободная. Так же тут нет проблем с гардеробом.
Минусы: Приборы на месте могут сдаваться за небольшую, но дополнительную плату. Предложенные блюда зачастую банальны и просты, присутствует пробковый сбор с алкоголя и напитков. Декор часто не подходит под ваше мероприятие.
- Вам так же будут предложены специалисты, но уже менее настойчиво, обычно это те кто там уже работал, но как мы знаем на вкус и цвет… лучше найти самому.
Согласиться стоит на местного мастера по звуку. А если стоит хороший профессиональный свет, на мастера по свету (лайтмастера), он поможет сделать картинку для глаз, фото и видео — интереснее.
Можно сэкономить?
- Сравнить цены, на кейтеринг интересующий вас кухни или ресторана, и местные, бывает что привлечь повара и официантов из вне дешевле.
- Поторговаться за пробковый сбор, — не существенно, но иногда цену можно сбить.
- Если это понедельник, вторник или воскресенье можно попросить дисконт на аренду, — если присутствует плата.
- Некоторые площадки заточены под определённый вид мероприятий, — чаще всего свадьбы, и имеют постоянный декор, выбрав такую можно сэкономить на декораторе или вовсе отказаться от него.
— «Лофт» — очень популярный вариант в последние годы, может иметь все плюсы ресторана и event hall, а так же более свободные варианты рассадки. А может не иметь вообще ничего. Подходит для всего.
Тут сложно описать плюсы и минусы, — такие площадки очень разные, и как правило рассчитаны на вашу фантазию, внутри могут иметь хорошие световые приборы и отличный звук, кухню по соседству, — а могут лишь голые стены и вешалку.
Однозначные плюсы такой площадки: Зачастую огромное пространство, дешёвая аренда, возможность шуметь как на концерте в любое время, сделать можно все под себя.
Однозначный минус один — делать придется все или почти все — самим. Это потребует некоторых вложений. Не имеет столов для традиционной рассадки.
Основное на что нужно смотреть — площадь и какое оборудование вам могут предложить из имеющегося.
Нужно уточнить:
- Про еду — есть ли кухня в принципе, смогут ли ваши повара приготовить на месте, или ограничитесь закусками которые вам привезут. Есть ли договоренность с рестораном по соседству, если не хотите лишних хлопот.
- Про оборудование — звук, свет есть ли в наличии.
- За сколько времени можно заехать до начала мероприятия, без дополнительной оплаты, для начала подготовки.
- За сколько времени нужно подать список гостей.
- Организуют ли вам парковку.
- Про розетки, — от этого будет зависеть где поставить бар, а где разместить музыкантов или Dj.
- Смогут ли вам выделить местного техника — тут без него никак.
А можно дешевле? — никак.
Вы берёте в аренду лишь помещение, чем ближе оно к стилю вечеринки, тем меньше понадобиться декора.
А есть ещё площадки? — Конечно.
Развиваем нашу фантазию.
Кулинарная школа — У некоторых ресторанов есть отдельные кулинарные школы или зал в одном из ресторанов сети, для проведения мастер классов от шеф повара, плюс такой площадки в том, что еду вы выбираете совершенно любую, какую хотите, вы научитесь готовить выбранное вами блюдо, опытный шеф, не только всё подскажет и научит, но и пошутит во время пауз, а потом будет время поесть свой кулинарный шедевр, отличный вариант для дня рождения или маленького корпоратива.
Ночной клуб — Если ваш праздник в будний день, кроме пятницы, — может подойти. Имеет все плюсы Event Hall — лучший свет, отличный звук, а самый не очевидный плюс в том, что продукты будут куплены под ваш праздник, и будут свежее. — прямо из пятёрочки, не грядки конечно.
Апартаменты — Подходят лишь для не большого дня рождения, зато есть кухня, и можно нанять приличного повара, — только для себя.
По документам помещение не жилое и в округе такие же, по этому Dj сможет играть всю ночь, но лучше уточнять при выборе.
Отель — Плюсы вполне очевидны, кухня разнообразная, персонал на месте, но аренда влетит в копеечку. А помните времена, когда снимали весь отель в Турции — на большую компанию за 10-15т. р. на человека веселились как могли?
Зимой такое до сих пор возможно, главное идти ни к турагенту, а к туроператору, для крупного корпоратива или большой свадьбы полёт туда-обратно и пара ночей в отеле, с банкетом, когда всё включено, может оказаться выгоднее, чем сидеть где-либо в своём городе.
Чистое поле — скажите не площадка? — Да ещё какая! Делать можно что захочешь. Подходит правда больше для свадьбы мечты, и как это организовать я предложу, — а решать только вам.
С площадкой определились, теперь подумаем кто нас развлекать будет, всё в порядке поиска, но в начале
Пара слов о кейтеринге
Бывает он разный, от всё включено, когда к вам приезжают повора со своей «полевой кухней», как раз вариант для тусовки в чистом поле, до 1 повара который будет готовить на вашей домашней плите. А могут всё приготовить в ресторане и привезти вам, — получается эдакая доставка, вам всё красиво разложат, и будут подносить официанты.
Найти не сложно достаточно сходить в любимый ресторан и спросить о такой услуге, почти у всех сетевых ресторанов она есть, а можно обратиться к интернет поисковику, — по запросу он выдаст множество компаний которые специализируются на этом, можно выбрать и блюда и количество официантов и что нужно привезти с собой.
Официантов лучше брать у такой компании или ресторана, по крайней мере до вас точно доедут, — если будите искать сами, велик шанс что в последний момент все разбегутся сдавать зачеты и закрывать хвосты. Но можно и самим, для этого используем группы вконтакте и фейсбуке с названиями «EventHunt», «Event Работа» и «Творческая Работа», — добавив в конце название вашего города.
Сэкономить тут не получиться. Только полностью отказаться и воспользоваться традиционной доставкой, — шашлыки, суши, пицца, даже камчатского краба можно заказать в наше время, и сделать это к определённому часу. На свадьбе такое было бы не кстати, а вот для дня рождения в апартаментах или лофте вполне подойдёт.
Декоратор
Нужен ли он, решать только вам. Я бы советовал нанимать всегда — когда у вас отдельный зал и позволяет бюджет. Только он сможет персонализировать ваше мероприятие. — И фотографии получаться намного интереснее.
Бюджетно — можно заказать отдельную фото зону, для фотографий с друзьями и коллегами, — эффектнее украсить весь зал.
Найти такого человека не просто, — работают они обычно с агенствами, или сами создают агенство, под записи в инстаграме, даже, хештэги часто забывают ставить. Но мы попытаемся.
Искать будем в социальных сетях т. к. нам нужно посмотреть, на то, что умеет данный специалист. Используем хештеги #декоратор #event #декораторнамероприятие #декор #праздник, на свадьбу найти несколько проще по тегу #декораторнасвадьбу #свадебныйдекоратор уже достаточно специалистов, не забываем писать людям чьи фотографии вам понравились и спрашивать у них контакты мастера.
Так же можно оставить пост о поиске, обитают они как и официанты в группах «EventHunt», «Event Работа» и «Творческая Работа»
DJ/Звук/Свет
— Именно так, одним пунктом, по неведомой причине, так сложилось, что многие dj всё это имеют на руках и почти всегда имеют микрофоны. — Знают, где заказать всё, хоть для концерта, причём по цене ниже рынка.
В общем, человек очень важный, и он выше ведущего в списке поиска, но самый скрытный из всех, обитает на своих ресурсах, не ведомых нам. Почти никогда не имеет сайта и вообще всячески не хочет, что-бы его нашли.
Найти хитреца можно двумя способами:
— Во первых, в известных уже нам группах «EventHunt», выманиваем зверя на объявление, минус такого способа в том, что те, кто на такое клюнет — скорее всего будут новичками, и не смогут предоставить ни одного своего микса послушать вам. — А именно так мы можем оценить уровень.
Зато цена работы будет ниже. — Такой DJ подойдёт для не требовательных мероприятий.
В инстаграм — по тегу профессии «Dj». — Послушать там вряд ли удастся, зато можно увидеть героя в лицо.
Второй — искать в естественной среде обитания.
Забытый широкой аудиторией сайт promodj.com — Имеет как топ спецов, так и странички со всеми работами, — очень удобный ресурс. И широко знакомая аудитории социальная сеть soundcloud.com — так же имеет личные странички мастеров и возможность послушать работы. — Хотя и давольно запутанная.
Ведущий/Мастер Класс и Музыканты
В начале, нужно разобраться нужен ли ведущий вообще, — Для большинства — это пустая трата денег т. к. всё «ведение» праздника, превращается в комментирование. Вы наверняка были на таком мероприятии, где ведущий произносил фразы: «звон бокалов», «тост», «наполняем бокалы» — когда все и так уже пьют, «а сейчас именинник/молодые/руководитель скажет слово», «микрофон в руки берёт мама» и т. д. Происходит это повсеместно, от дня рождения до корпоратива, и никто не знает как его заменить, и что делать? — Попробуем обойтись без него, а если уж не сможем то найдём лучшего.
Заменяется ведущий — любой активностью, можно заказать фотобутку и она привлечёт больше внимания и займёт гостей. Можно на 8 марта выписать флориста и собрать букеты всем дамам своими руками, — это интереснее и выйдет в разы дешевле, чем покупать отдельно.
Мастер класс по приготовлению пиццы с нуля, — стоит такое удовольствие не дорого, и на 1.5 часа вы будите под присмотром повара который с радостью даст и слово начальнику, если попросить, и шутку расскажет. — не любите пиццу? — Не беда, поймаем осетра и приготовим его. Можно даже хинкали сделать.
Идем в любимый поисковик и ищем нужный мастер класс.
А вы рисовали картину акрилом? — Это невероятные эмоции, и опять же вы под присмотром. Проводящий этот мастер класс с радостью даст слово, что бы поздравить именинника, или даже молодожёнов.
Найти не сложно — «мастер класс по рисованию» уже выдаст достаточное количество специалистов, готовых вас научить и развлечь.
Всё это к тому, что если вам есть, чем делать — то не нужен человек который будет комментировать ваш праздник, — вы с лёгкостью от него откажитесь. Узнав что-то новое или просто занявшись любимым делом. А цена за 6 часов развлечений будет не дороже, чем один человек с микрофоном.
А если у вас 300 спартанцев, и просто необходимо вызвать одного из них на сцену, для красивого рассказа о достижениях копании за год, — есть кавер группа, или музыканты, которые не против вызвать нужного человека и помочь ему сказать пару шуток.
Гугл знает множество из них, а самых уникальных я находил около станций метро и на пешеходных улицах.
Ладно ладно иногда без ведущего не обойтись, при игре в мафию например, если у вас квиз или сложный квест, но к таким услугам почти всегда в комплекте идёт подготовленный человек специализирующийся на них.
Это мы ещё про животных забыли, киса на фото сделала незабываемый день рождения, — нет она никого не съела, а вот эмоций принесла намного больше.
А дрессировщик рассказами о том как живет эта милота, занял всех гостей на час, — его отпускать не хотели. А есть северные олени с которыми просто прикольно пофоткаться и стоят они совсем не дорого.
Почти каждый дрессировщик ведёт аккаунт со своими питомцами и ставит все возможные хештеги, найти не сложно, а часто есть ещё и группы в вк или фейсбуке.
Фокусник — может поработать с каждым гостем, а потом показать большое шоу, что увлечет гостей на несколько часов. Во время программы так же может вызвать несколько гостей к микрофону.
Ну, а если всё-таки вам очень хочется что бы кто-то создавал фоновый шум и комментировал ваше мероприятие то найти его не сложно. У него всегда проставлены все хештеги в социальных сетях подтверждающие принадлежность к профессии, настроена реклама и есть сайт, — объявления разве что на остановках не висят.
Стоит обходить представителей не имеющих видео со своей работой, только оно покажет уровень и любимые «шутки» данного специалиста, услышали фразы из начала блока в нём? — бегите. Увидели тупой конкурс? — У вас будет ещё хуже. Вас при просмотре не должно смущать ни одно слово и действие. А количество фотографий в профиле с разных мероприятий совсем не показатель качества работы, т. к. — чем хуже ведущий, тем чаще он просит его фотографировать, и настойчивей потом требует скинуть его фотографии.
Фото и видео — или почти закончили.
Когда уже всё заказано перейдём к самой важной для многих позиции, именно сейчас т. к. если фотограф и оператор не знают что будет происходить, то не смогут взять соответствующую требованиям технику, и получатся фотографии хуже ожидаемого, а на видео например: только крупные планы.
Главное что нужно знать при выборе — фотограф и видеограф не могут быть в одном лице, это всегда два разных человека.
Выбор у вас будет огромный, обращать внимание нужно на общий стиль съёмки, нравится вам он или нет, если всё хорошо, но есть сомнения, попросите полный репортаж с мероприятия, у многих новичков на деле такого нет, т. к. снимали они так называемый workshop, особенно это касается свадебных «специалистов», что это такое мы ещё поговорим в отдельной статье. А может оказаться, что те 2 кадра которые вы увидели в инстаграме единственные, которые получились за весь день, при любых сомнениях спрашиваем ссылку на все фото с одного мероприятия.
У видеооператора стоит смотреть не короткие 3-х минутные ролики которые обычно выкладывают, а спрашивать большие 30 и более минутные, — только так можно оценить уровень.
Не маловажная деталь — это сроки сдачи материала.
Не думаю, что кто-то из вас захочет ждать фото со дня рождения или корпоратива больше нескольких дней, они станут просто не актуальны, да и свадьба через год некому не нужна, — адекватные сроки сдачи фото до одной недели, а для короткого видео — две.
Если интересно почему некоторые годами сдают свадьбы, а новогодние корпоративы летом, — то мне тоже очень интересно.
Координатор
Нужен для больших мероприятий, только он сможет избавить вас от вопросов официантов: «а когда выносить горячее», — рассадит гостей по местам, соберёт музыкантов, даст втык кондитеру который отправил торт с изъянами, и заставит всё исправить. Напомнит о ваших пожеланиях всем подрядчикам на площадке. А если вы HR компании, и на вас как всегда возложили организацию корпоратива, то только этот человек, даст вам отдохнуть со всеми.
Обычно заказывают их на свадьбу — по этому и искать проще всего в соц сетях по хештегу «свадебныйкоординатор».
Послесловие, чистое поле — или мозговой штурм
Только что мы закончили организацию нашего праздника, было не сложно я думаю.
Возможно вы уже отказывайтесь от 7 ярусного торта, в пользу белого тигра и фокусника, или звоните ведущему и спрашиваете, а не умеет ли он лепить хинкали? — и вежливо прощаетесь с ним в пользу мастер класса и музыкантов.
Всё это представлено здесь, что бы вы могли пофантазировать и устроить праздник Вашей мечты.
А что бы ваша фантазия разыгралась на полную, предлагаю набор, для свадьбы или корпоратива в чистом поле:
Выбираем поле, которое кажется нам красивым например во ржи после уборки урожая.
Кушать тоже хочется, — но в целях разнообразия и экономии, мы закажем не кейтеринг традиционный, а «ФудТрак», и не один, — они давно есть в России, но мало кто об этом знает, поставим 2 или 3 таких по кругу нашей площадки тем самым обозначив место проведения. Попросим их захватить с собой пару столиков, для гостей, а готовить будем хот-доги, бургеры, вок, пиццу и салаты.
Отдельно пригласим бармена со своим баром — да есть и такое, он нам ещё и «шоу летающих бутылок» покажет дополнив программу.
Закажем Dj со всем оборудованием для концерта, и найдём пару тройку обычных дизель генераторов, для подключения звука и света.
Сценой может выступать любое место, закажем для неё шатер на случай осадков.
Выберем кавер группу, что бы они с Dj попеременно создавали атмосферу.
Закажем фокусника для личной работы с гостями, а так же попросим его показать и рассказать им где у нас что находится. — он выполнит роль хостес.
Из декора можно использовать бочки, — вместо дополнительных столов. А по центру поставить столб от которого к нашим фудтракам протянуть гирлянду из ламп накаливания.
Мы приедем на поле за пару часов до заката, сам же он выступит отличной декорацией к нашему празднику, а через час после, закажем огненное шоу, которое добавит колорита.
В конце зажжём бенгальские огни для атмосферного фото, и уедем на заказанном заранее автобусе или даже не одном.
Да для такого нужен план и координатор, и даже синяя кабинка, — но поверьте, дороже традиционной свадьбы на 100+ человек это не выйдет. Зато будет по настоящему уникально.
Вот как-то так, — надеюсь вы не забыли выбрать дату?
